1、工程資料的形成應符合國家有關的法律、法規、施工質量驗收標準和規範、工程合同與設計檔案規定。
2、工程資料應隨工程進度同步收集、整理，並應按立卷要求歸類，認真書寫、字跡清楚，專案齊全、準備、真實，有關責任方簽字蓋章。
3、資料員應負責其施工範圍內的施工資料的收集、整理和稽核工作，並對施工資料的真實性、完整性和有效性負責。
4、資料員做施工資料要實行報驗、報審管理。施工過程中形成的資料應按報驗、報審程式，透過相關技術負責人稽核後（比如工程聯絡單、設計變更、經濟簽證單、隱蔽驗收等），才能報監理單位或建設單位（相關單位）。
5、施工資料的報驗、報審應有時限性的要求（比如材料報驗一定要在施工工序報驗前完成）。工程相關資料應根據合同中約定的報驗、報審、申報時間和審批時間不得影響正常施工（如開工報告、設計變更、進度款支付、窩工、工期、材料驗收、隱蔽驗收、竣工驗收、竣工資料移交等）。
6、資料員在新派專案上，應與監理單位、總承包單位、建設單位明確施工資料的移交套數、移交時間、質量要求及驗收標準等。
7、應在工程竣工驗收前，將工程的施工資料整理彙總完成。
8、在工程竣工驗收後3個月內，必須向當地城建檔案館移交一套符合規定的工程竣工資料檔案（移交城建檔案館的資料必須為原件）。
9、建設工程專案實行總承包的，總包單位負責收集、彙總各分包單位形成的工程檔案，並及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程檔案整理、立卷後及時移交總包單位。建設工程專案由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包專案的工程檔案，並及時向建設單位移交。
