合同管理是
全過程的、系統的、動態的
。
全過程
就是由
洽談、草擬、簽訂、生效
開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。
系統
就是凡涉及合同條款內容的
各部門都要一起來管理
，將合同管理視為公司經營生產活動的核心。
動態
就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行
修改、變更、補充、中止或終止
。
在實踐中，企業將合同管理的步驟形成一個具體的流程，以規範的程式將合同每一步規定詳細，這樣企業中即使對合同管理完全陌生的工作人員看到規範流程，也能很快將工作做到完善。
合同管理流程具體可以分為如下步驟
：
1、合同的準備環節
。
合同簽訂前的管理最重要的是弄清楚
合同批准人的許可權管理
。根據合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領導可以作為批准人，但在合同上籤署必須經法定代表人書面授權，並在授權範圍內訂立合同。訂立下列重大合同必須經公司法定代表人批准，如涉外合同，資產抵押、轉讓、出售、收購、租賃合同，擔保合同，公司兼併、分立、破產、清算合同，股份制改造、資產重組、投資合同等。在確定合同許可權管理後，才能推動以後的具體工作。
與誰籤合同，
簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應能力和條件
，這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標的，在協商投標合作事宜時，必須首先考察其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標後的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經評審認定合格，不得與其進行實質性談判。物資裝置供應方必須由專案部業務部門對其資信情況和社會背景進行考察，拿出初步考察意見，由專案部集體選定。
簽約準備環節是合同管理的源頭。選擇一個怎樣的合同對方，對合同的簽訂到履行終結的作用和影響至關重要，一旦違規降低標準或對細節考慮不周，將會埋下許多隱患，給合同的執行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴重的後果。此外，業務主管人員、專案經理還必須按照企業各級領導人廉潔自律的規定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關係的人員和隊伍與本專案發生合同關係，以避免出現感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經濟效益流失弊端。對於這一問題，企業不但要作為開展專案執法效能監察的一項內容予以嚴格監督執行，企業成本、物資裝置、人力資源和法律事務部門也都應做好書面記載，以備做日後可能的訴訟證據。
2、合同的談判環節。
認真嚴謹的合同談判是合同管理的關鍵一環。雙方的利益在這一環表現突出，雙方在儘量為自方爭取最大利益的同時又能順利簽訂合同形成博弈。談判時間也是合同管理流程中最長的時間。
在這個環節，要著重把握好以下幾種情況：一是
分包合同談判
，無論標的額多大，都必須報請企業成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應用恰當的策略措施；二是
物資裝置採購合同
必須按照企業現行的物資裝置管理制度，由專案部物資裝置管理領導小組成員共同參與，達到規定數額的還必須報請企業物資裝置部門派員參與談判；三是
勞務用工合同
必須由專案部勞資、財務、計劃等人員參與談判；四是
合同談判地點必須選擇在專案部辦公地
，不得在賓館酒店等場所進行，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現的貓膩，從源頭上防範不必要的合同糾紛。
3、合同的訂立和審查環節。
合同雙方經過談判就各項條款達成基本一致意見之後，就進入了合同訂立和審查環節。這也是合同簽訂和實施前的最後一道關口。
合同文字應儘可能選用由國家頒發的通用性合同文字，再根據擬建工程的特點和招標檔案以及發包人、承包商雙方談判結果來起草。在文字起草工作中，工作人員應就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個環節，包括整個履約過程中可能出現的種種情況，都要進行充分的估計，並預先採取對策，以確保每一個履約行為都於己有利、佔到先機，既要避免因採用一些自制的、籠統的、不規範的文字進行簽約，迴避義務，避重就輕，向對方轉嫁風險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文字出現漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制於對方的被動不利局面。合同文字初步形成後，應提交專案經理辦公會審查，重大合同則必須由專案管理委員會集體審查，有條件的，要儘可能安排學過民商與經濟法和勞動法規的專業人員或有法律工作經驗的人員參加審查。文字透過審查後，報企業業務主管部門複審或備案。
因合同訂立是合同管理的基礎，程式要細緻、嚴格。在所有合同中，工程合同最為複雜。下面以訂立工程合同為例。
（1）
合同在訂立中具體可履行以下程式
：
①重大合同招（投）標檔案評審。
招（投）標檔案評審實行會審制度。重大合同招（投）標檔案評審採用會議方式，一般性合同招（投）標檔案評審可採用主管部門主審、相關部門會審會籤方式。
②審查合同主體資格。
專案部應對合同當事人主體資格的合法性、合同標的符合經營範圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進行審查和確認。如果透過書面審查尚不能確認對方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進行實地考察（包括到對方所在地、承建、參建專案所在地考察等），提出結論性考察意見。所有被審查的檔案和審查報告均應列入合同檔案。
③招（投）標與合同談判。
專案部負責組織相關部門和人員進行專案招（投）標與合同洽談，重大合同應通知法律顧問參加。
（2）合同起草。
承辦人負責起草、修訂合同文字。重大合同文字、招（投）標檔案起草，專案部應組織專門會議商討，並徵求財務部門和法律意見。合同文字應儘量使用成熟的合同範本，無範本的合同應爭取以己方為主起草，合同中術語、特有詞彙、重要概念，應設專款解釋。合同中涉及數字、日期時，應當註明是否包含本數。對數量、質量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。分包合同價款一般採用一次性總價方式。如無條件採用一次性總價方式時，則採用固定單價方式。
（3）
訂立合同的內容要詳盡，一般應當具備以下主要條款
：
①當事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務；
②標的（指工程專案、貨物、勞務等）名稱、型號、規格等；
③數量和質量，包括檢測驗收標準和方式；
④價款或者酬金及付款時間、方式；
⑤履行的期限、地點和方式；
⑥違約責任；
⑦合同爭議的解決方式；
⑧合同訂立的時間、地點；
⑨根據法律、法規和合同性質確定或者雙方當事人約定的其他必備條款；
⑩正副本份數和分配方式；
⑪合同生效的時間和條件；
⑫約定的聯絡方式；
⑬附件名稱；
⑭簽約地點、日期；
⑮簽約各方開戶銀行及賬號；
⑯簽約各方合同專用章和法定代表人（負責人）或委託代理人簽章。
簽訂金額在100萬元及以上的合同以及有預付款的合同，或者經資信審查認為有必要的，應要求對方提供履約擔保。
擔保一般應採取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應當不少於預付款的金額
，對重大合同應同時提供預付款擔保和履約擔保，擔保可根據合同履行進度情況分期釋放，特殊情況的擔保須由公司領導批准。
（4）合同審查會籤。
承辦人應將合同草本及與合同有關的證明材料和合同簽署單一併提交相關部門和人員按合同簽署單規定的順序審查會籤。承辦人送交的合同或招標檔案如有參考範本，且該範本為國家有關部門頒發、監製或公司示範文字，則應同時提交參考範本或參考範本號，並在合同中明顯標記出本次修改的地方或附送差異表。審查人一般應在2個工作日內完成合同審查。
各級審查人重點審查以下事項：
①中標單位的確定是否符合公司規定和招標檔案要求；
②確認合同風險是否得到充分評估；
③合同技術條款是否符合國家標準、行業標準、企業標準及規程、規範；
④合同價款是否控制在專案控制預算範圍之內，價款結算方式是否明確，定額選用是否準確；
⑤確認合同變更及解除條款、違約責任承擔條款、索賠及爭議解決條款完備並具有可操作性；
⑥複核標的數量、合同價款、金額等標示準確、規範、計算方式正確；
⑦確認付款金額符合合同條件且符合專案資金流量整體計劃。
合同承辦人根據各級審查意見修改合同並在《合同簽署單》上說明修改情況。如合同承辦人不同意改，應向審查人反饋意見；如達不成共識，則按公司合同管理辦法規定的許可權提請合同批准人裁決。
4、合同簽署蓋章。
合同經審查會籤並修改完畢，合同承辦人持經過法定代表人或委託代理人簽署的合同文字、合同簽署單以及法定代表人授權委託書，向印章管理部門和印章管理專責人申請加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會同財務人員貼制印花稅稅花，並在合同簽訂之日後3個工作日內將合同副本送交相關部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關規定定期歸檔。合同文字經企業業務主管部門複審後，方可按企業授權由相關人員簽署。
5、合同的履行環節。
這是一個週期較長而且複雜的環節，不可預見的情況多，最容易出現各種各樣的問題，是
合同管理至關重要的控制環節
。
要做好這一環節的工作，必須要做到：
第一是要教育專案全員明確專案管理的根本任務是全面、嚴謹、高效地
履行該工程專案的所有合同、協議
，而不是施工生產。要讓大家明白施工生產是基於合同協議、圍繞實現合同協議約定、最後又終結於合同協議的一個工作過程，其根本目的是為了透過一系列合同行為，取得經濟利益，扭轉把專案管理的重點僅放在如何組織好施工生產上的本末倒置思想，以最大程度地減少因履約意識不強而造成的施工生產轟轟烈烈、經濟效益卻捉襟見肘的偏差。
第二是專案部要
定期組織召開會議
，綜合評價分析各項合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務、行使合同權利來組織施工生產，不斷改善和提高履約水平。
第三是專案管理人員必須要牢固樹立有利於企業的
證據意識
，認真清除一怕麻煩、圖省事、想輕鬆，二怕寫不好、留隱患、擔責任，三怕堵死個人某種特殊操作的後路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識；在合同履行中，必須要克服“君子動口不動手”和隨意表態的不良習慣，所有的管理措施、行政指令、情況通報、獎罰實施、作業交底、技術控制、經濟核算以及各類通知等，都要採用
書面形式
，遇到特殊情況當時來不及做出書面形式的，一定要及時補上。發給合同對方的書面檔案材料，一定要取得對方人員的書面同意並妥善儲存。
第四是堅持所有履約行為的集體決策、集體監督。個別特殊情況確實必須由某個人當即做出決定的，決定者事後要及時向有關人員和組織報告這一決定及其實施情況，如決定的實施有隱患，應及時採取補救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當的透明度，要圍繞確保公正履行合同，堅決實施專案公開，既不能所有的專案向所有人公開，也決不能所有的專案向所有人不公開，要按照職責許可權的層級範圍實施必要公開。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。
在實際履行合同中，專案部主要負責組織合同的履行，監督合同履行的全過程，並督促當事人按照約定全面、適當、實際履行合同。合同生效前不得實際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時，專案部應進行風險分析並經合同簽署人批准。承辦人負責履行合同約定的通知義務，包括提示有關部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務或主張權利；負責彙報、請示、協調、解決合同履行中出現的問題、爭議；依據合同規定向業主收取合同款，付款必須填寫付款申請單，並按規定逐級審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負責承辦，程式執行合同訂立程式。專案部應每月對合同履行情況進行一次檢查，在公司月度生產管理排程會上彙報合同履行情況。
6、合同的補充與變更環節。
在合同的履行環節，不可避免地會遇到一些新情況、新問題，或者起初被遺漏的事項被發現，或者原來約定的事項發生變化，這些都需要協議雙方及時透過協商達成補充協議或者變更協議，必要時也可以會談紀要的方式經雙方共同籤認。對於合同工程變更，工程管理部重點從承約方所提出的變更申請的工程現場情況與技術方面，提出會審意見。預算成本管理部對變更金額進行審定，合同管理部從合同條款角度，同時考慮同類合同變更情況的處理，最終提出合同變更處理意見。這些補充協議、會談紀要及處理意見等，都應被視為合同文字的補充，必須與正式合同文字一樣管理、一樣履行。
7、合同的結算與支付環節。
專案上的任何合同行為都是企業的經濟行為，其履行過程中的核算、階段性結算和最終結算，是專案經濟活動的最後一個關口，直接決定著企業的經濟效益。企業一般都對此有具體、明確、嚴格的規定，專案部財務部門必須按照企業有關規定辦理，稽核及籤批手續不完備者不得付款。專案主管會計必須明確自己對此所負的監督責任，嚴格把好支付關。如果有人企圖強行支付，或者化整為零由出納變通支付，專案主管會計必須在第一時間向企業總會計師報告，必要時直接向企業行政主管領導報告，努力堵住一切漏洞。對明知手續不完備且面臨違規支付而不報告的，企業要視情節對主管會計進行處罰，同時對專案經理予以從重處罰。
因工程合同經常牽扯拖欠工程款或賠償事項，在合同預算和結算期間，一定合同索賠管理。工程索賠一般分為
工期索賠和費用索賠
，有業主與總承包商之間的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請求均應在合同約定的時間內、以合同約定的形式提出並提交索賠相關檔案，
索賠相關檔案一般包括索賠通知書、索賠檔案
。其中索賠通知書是指在合同約定的時間內向對方發出的表明己方要求工期或費用索賠意向的通知；索賠檔案則是在索賠通知書發出之後，在合同約定的時間內向對方發出的完整詳細的索賠材料，一般應包括以下主要內容：
①索賠信：
一封致對方或其代表的信函，信函中應說明索賠事件發生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。
②索賠報告：
列舉索賠的核心內容，詳細說明合同索賠的事實和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計算和要求賠償或補償的金額和工期等。
③索賠金額和索賠工期的詳細計算書與證據
，根據合同約定的方法計算索賠金額和索賠工期。
在總承包專案中，專案經理是工程索賠的第一責任人；專案控制部是工程索賠的執行部門，在專案經理領導下負責監督合同履行情況，及時確認工程索賠事項並向專案經理彙報，指導其他部門蒐集和彙總工程索賠的證據，按照合同約定的時間發出工程索賠通知和索賠檔案，接受並處理對方發出的索賠意向、通知和索賠檔案，參與各項工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項；專案施工部、財務部、安全質量部、物資部、設計部、資訊綜合部是工程索賠的協助執行部門，重點是協助控制部蒐集工程索賠證據，參與與本部門有關的工程索賠談判。
8、合同關係確立環節。
合同沒有正式簽訂生效，就意味著雙方的權利義務關係尚未確立，不得准許對方在施工現場進行合同範圍內的任何工作。但是在實踐中，一些專案領導和部門負責人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利，還仍然採用口頭委託等方式下達任務，待工程完工後再按實際發生費用補籤合同，這樣的合同不但根本起不到任何約束作用，還給外界留下了專案管理不規範的不良印象，既容易造就腐敗的溫床，給不法分子可乘之機，也會使企業蒙受程度不同的經濟損失。更有甚者，有的當事人為了獲取不正當利益，在簽訂合同時，往往就同一專案再簽訂一份或者多份與合同價款等實質性內容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。待工程實施起來，一旦涉及到經濟利益，雙方必然會導致工程糾紛的發生。
9、合同爭議的處理。
無論是因索賠引發的爭議，還是合同執行過程中其他因素引發的合同爭議，各方均應首先採用協商、調解方式解決。協商或調解能夠達成一致時，應依合同訂立程式訂立書面協議。協商或調解不能達成協議時，可依合同約定進行仲裁或訴訟。當合同發生重大爭議時，專案部應將爭議事項及時以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財務部門，同時應迅速收集有關證據，會同以上部門及時提出爭議處理方案，並向公司分管領導報告。在方案批准之前，按照合同規定應按期給予回覆的檔案，專案部應組織予以答覆，重大事項的回覆須經公司分管領導事先審查。
企業作為社會經濟生產單位，其所有的契約行為都是嚴肅的法律行為，因這種法律行為產生的所有法律風險最終都會造成經濟風險。因此，要做好合同管理，除了要強化制度約束和過程監控，最好規範做好以上九個環節。
