企業舉行品牌活動、大型會議，經常需要邀請媒體記者出席，對活動進行採訪報道。而維護和拓展媒體關係，恰恰是品牌公關最重要的工作之一。今天和大家聊聊，邀請媒體參加企業活動，應該提前做哪些工作，媒體到場後，要如何做好接待與管理。
1、提前一週溝通選題
在活動正式舉行之前，至少要提前一週時間與媒體記者透過微信或電話進行選題溝通，確認檔期。
溝通的內容包括：簡要介紹活動的主題、流程、出席嘉賓、目的意義等關鍵資訊，同時將邀請函以及活動相關資料發給記者，便於他們根據自己的媒體特點、版面安排，尋找契合報道的新聞點。
同時溝通中也要詳細瞭解媒體需求，例如是否需要單獨採訪某位嘉賓、是否需要拍攝影片等等，便於提前進行安排。
2、及時統計出席媒體名單
經過前期的選題溝通，透過媒體的反饋資訊，初步統計出席活動媒體名單。名單應包含：媒體名稱、出席人數、到場方式、聯絡方式等內容。
3、活動前“一對一”邀約
在活動前3天，再次對擬出席的媒體記者進行“一對一”的邀約，詳細告知活動具體時間、地點、簡要流程等，提請記者出席活動。
4、媒體群高效溝通管理
為了與媒體記者更高效的溝通，做好資訊時時對稱，建議在活動前一天建立媒體溝通群，統一發布集合時間、地點，車輛安排等資訊，並安排對接人員，隨時對接媒體需求。透過媒體群，活動過程中的採訪安排、通稿釋出、照片傳輸等都能夠及時高效的完成。
5、相關資料充分準備
活動前，還要進行充分的資料和物料準備。資料包括：活動方案、新聞通稿、採訪提綱、主持詞、領導講話稿等；物料包括：媒體簽到表、媒體胸牌、資料袋、列印桌牌等等。
6、現場媒體管理細緻周到
活動當天，現場要安排好媒體簽到、專訪組織等環節。活動過程中，第一時間將最新拍攝的照片、速記稿等共享給各位媒體老師。隨時解答問題，解決各種需求。
7、認真做好活動後續工作
活動結束後，要第一時間向各位媒體老師的出席表示感謝，並一對一溝通稿件釋出的細節，對文字內容、標題、圖片等仔細把關，確保媒體發稿的準確性。接下來的幾天還要對媒體發稿情況進行統計，並製作媒體簡報歸檔。
品牌公關工作非常考驗細節，做好這些細節，你將展現出自己的專業度，在行業內打造自己的個人品牌。
