導語：
在工作中，不管如何提倡“無紙化辦公”和使用電腦傳輸檔案，我們還是免不了要使用一些紙質的檔案， 比如：企劃書和提案書、參考資料、賬單、合同等，這些紙質檔案有其一定的優勢，但同樣也有它的缺點，即難於整理、管理混亂，這樣就會導致我們工作的效率降低，所以說，怎樣科學地整理紙質檔案是項很重要的技能。
首先準備好幾樣小工具：托盤、透明資料夾、口袋式透明資料夾、小檔案櫃、大紙盒。有了這些工具之後，再分三個步驟整理：
1.檔案分為“正在辦理狀態”和“儲存狀態”
正在辦理狀態是說與現在手頭工作有關或看過之後決定保留的檔案。儲存狀態是說已經辦理好，但是仍然需要儲存的檔案，比如合同、發票等。也就是說，正在辦理的檔案，等到處理完畢之後，要麼變成第種狀態，也就是儲存起來，要麼應該及時丟掉。整理檔案最基本的步驟就是把檔案分為以上兩類。正在辦理的檔案因為使用頻率很高，應該擺在離手邊近一點的地方，以方便隨時可以拿到。檔案在用完之後應該及時存放，存放的時候也應該用透明資料夾，這樣就可以對檔案一目瞭然了。
而對於那些已經辦好的、需要儲存起來的檔案，因為不經常使用，我們應該放進書櫥裡儲存。如果放進大資料夾儲存的話，應該在資料夾側面貼上標籤，標上內容，做到一目瞭然。在工作的時候，我們也可以用兩層的小托盤和透明資料夾來存放檔案。每一次在收到份新檔案的時候，我們可以把它放在小托盤上，能辦理的就儘快辦完，辦完就處理掉，沒有辦完的就儲存起來。對於正在整理的檔案，最好的整理工具就是透明資料夾。使用透明資料夾，不需要把檔案裝訂起來，必要的時候可以在桌子上攤開，不需要則隨時可以丟掉，如果需要加上新的紙頁也很方便。
2.重要的檔案用大資料夾保管
整理那些已經辦好且需要儲存的檔案最有用的工具就是大資料夾。大資料夾一般都有固定的頁數，也有插孔型可以調整頁數。我們在用大檔案的時候，最好在大資料夾的側面加上標籤，比如“登記冊”“合同”等分類註明。給大檔案加上標籤是一件很重要的事情，可以按照內容、時間的順序選擇一種合適的方法。
3.暫時需要保管的東西
辦理完的檔案、沒有必要放進大資料夾裡的檔案都應該及時丟棄。對於那些不知道以後是否還有用、先保管起來再說的檔案，你可以用書櫃來儲存。一般來說放進 書櫃的檔案，基本是不會再次翻看的，只能以防萬一，先儲存起來。這些檔案可以在年底大掃除的時候一起丟棄。一般來說檔案的儲存期是一年，一年用到一次的資料到了第二年仍然沒有用到的話，那就丟掉吧。
