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數字化轉型時代,企業內部控制體系如何改革?| 財智乾貨

數字化轉型已經是企業當下面臨的必然趨勢,它賦予企業基於技術和資訊快速創造價值的能力,對提升企業運營管理效率、智慧化地支援管理決策有著革命性的意義。

除了最佳化財務管理、重塑業務流程、輔助決策之外,數字化還不可避免地促進了內部控制系統的自動化和智慧化。健全而有效的內部控制系統,能為數字技術的應用提供安全、可靠的環境,從而促進數字化轉型的實施。

因此,相較財務、業務等領域,數字化與內部控制的關係更加緊密,二者相互作用、彼此影響。在推行數字化轉型的過程中,與之匹配的內部控制體系建設,也就成為企業不可或缺的部分。

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數字化轉型將如何影響業務流程?

部門資訊的互通是企業數字化的一個重要特徵,它使得融合業財的需求愈加迫切,財務BP也因此成為當前財務領域中炙手可熱的崗位。但隨著未來數字化的深入發展,業務與財務資訊的整合必將更加有賴於數智化系統。

在打通業務與財務的要求下,數字化轉型必然涉及到對業務流程的規範和調整。美國國際資料集團(IDG)釋出的數字業務研究報告中指出,91%的企業計劃應用新技術來最佳化內部流程。

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數字化轉型下的業務流程,

由事務驅動轉變為據驅動

,透過打通各個部門之間的系統連結,實現全業務流程的數字化。人工智慧、大資料、雲計算等技術的應用,必然會對企業業務流程和規則進行重構,從而以資料驅動企業經營,實現內部控制和管理智慧化。

內部控制是企業為保證經營的經濟性和效率,而內部採取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施,因此良好的內控制度是保障業務流程合規且高效的基礎。隨著數字化對業務流程的改造,內部控制體系的設計和執行規則也隨之發生改變。

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數字化帶來的企業內部控制變革

數字化轉型為企業內部控制的體系構建和實施帶來變革。可以預見,雲計算、物聯網等技術的普及應用,將改變企業原有的內部控制執行模式、內部控制活動的方式和重點。

這種改變體現在幾個方面:首先是內部控制執行方式由人為變成自動化、智慧化,其次是執行效果方面,由於數字化系統的參與使得控制執行的效率和有效性都大大提高,最後數字化轉型產生了新的技術和系統,需要建立與之相適應的新的內控制度。

數字化模式本身具有的高效、智慧、準確性高、不容易被逾越等特徵,很大程度

降低了人工操作帶來的舞弊和失誤等隱患。

近年來曝出的很多財務人員侵佔挪用企業資金的事件,其原因都與職責分離控制制度未能合理設計且有效執行有關。而基於數字化系統的內控改善,由於系統許可權的嚴格設定和流程的自動化執行,保障了職責分離,從而有助於避免上述風險的發生。

數字化轉型

提升了內部控制制度執行的效率

。提升經營效率是內部控制的主要目標之一,而當前很多企業在建立了完善的內控制度後,業務流程反而需要耗費更多的時間。這很大程度上是源於當前內控體系下,資訊系統僅發揮了輔助作用,而內控執行中大量審批、檢查、複核工作仍有賴於人工操作。

此外,除了對業務流程和經營管理進行風險監控外,數字化的內部控制系統還要

對資訊系統和資料中臺進行風險監控

。例如企業為了打破資訊系統的溝通壁壘而建立了資料中臺,資料中臺的儲存安全、資料標準、執行合規等,都需要建立起新的內部控制制度進行管控,以防範相關風險。

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如何構建數字化時代的內部控制體系?

按照內部控制的作用範圍,可以分為會計控制和管理控制兩方面。

財務控制

主要指與財務報表及財務組織、流程相關的內部控制。

財務數字化系統的建立,運用數字化技術重構財務流程,提升了財務資料的質量和財務運營的效率,降低財務報表資訊質量的相關風險,從而使財務更好地賦能管理、輔助經營和支撐決策。

管理控制

涉及企業生產、技術、經營、管理的各部門及環節,需要加強各領域流程的數字化內部控制建設,以提升內控的運營效率。

例如在採購與付款業務迴圈流程中,數字化系統能夠透過大資料、人工智慧等先進手段,提升對上游供應商資訊的整合與分析能力,促進供應鏈管理的智慧化升級,改善資源利用效率、生產效率,以及企業的經營效益。

在銷售與收款業務迴圈流程中,系統可透過預設好的程式,對客戶資質稽核、批准、生成訂單,將訂單傳送至倉儲、物流系統和財務系統,實現各環節的及時響應。全流程中需要人工參與的環節大大減少,極大改善了相關內控的效率。

在內部控制措施方面,數字化背景下的

風險控制、不相容崗位分離控制、授權審批、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、營運分析控制、績效考評控制

等措施,由於數字化系統的建設和流程的改進,都將與傳統內控模式不同。

數字化內控體系的構建,要

更加重視資訊科技相關控制,保證資訊系統安全、有效執行

。數字化環境下的業務運作將更加依賴於數字化系統,因此對資訊系統的控制,成為企業內部控制體系適應數字化轉型的基礎。

從技術層面來講,要加強對資訊系統的開發與維護、訪問與變更、資料輸入與輸出、資訊儲存與保管、網路安全等控制,保證資訊系統在授權、運維、儲存等方面的合規性和安全性。

總之,數字化轉型下內部控制系統建設,需要不斷最佳化資訊科技、改造內部控制體系,從而反過來促進數字技術在企業的應用和發展。