SAP系統中，對於每種物料型別，必須設定一個編碼範圍，並設定該編碼範圍是內部分配號碼還是外部分配，還是兩者均可。那麼，是內部分配好，還是外部分配好？
本副總見過的最變態的一種編碼範圍和分配方式的組合是，由12位純數字構成編碼範圍，只能外部分配。我沒有考證到當初為什麼是這種設計方法，也沒有找到外部分配號碼時的規則。這讓我感覺自己很愚蠢，在建立一個物料主資料時竟然不知道該寫個啥號碼進來。
對於一個特定的企業來說，選擇內部分配號碼還是外部分配號碼？兩種方式各有利弊。
如果選用外部分配，在良好的物料管理體系下，會給未來的業務帶來很多便利之處。編碼本身已經承載了物料非常多的屬性。使用者只要知道物料編碼就大概知道這是個什麼東西。有時候，不知道物料編碼的情況下要查詢一個特定的物料，直接用編碼的一部分進行模糊查詢即可查到。進行一些統計報表分析的時候，只使用物料編碼就可以從不同角度統計出結果，而不需要再使用物料組等其他條件去組合查詢。如果有另外一個系統也在使用之中，用外部編碼就更有利於兩個系統之間的資料共享。在一個有多個工廠的企業裡，使用外部分配的編碼也有利於各個企業之間共享編碼，減少重碼的出現。
但是這一切便利的獲得，有一個前提，就是“良好的物料管理”。包括物料分類是否科學，物料主資料建立是否管理得力等。如果物料管理不得力，卻使用外部編碼，將有可能引起混亂。使用者按一定的規則去查詢和使用物料主資料，卻發現按既定規則找到的物料並非自己需要的物料，讓他們如何是好？要知道，物料編碼建立之後是不能修改的。如果建立時出錯，而且沒有及時發現錯誤並且廢止該物料，那麼它的影響將會非常深遠。
如果選用內部分配呢？物料分類的功能由物料組這個概念來執行。物料編碼就是一個流水號，不代表任何意義。建立物料的時候不必輸入已經編好的編碼，直接輸入物料主資料。看起來這種方式很簡單，免除了一個系統外先進行規範的動作。對於一些雜品，應該是一種不錯的選擇。重碼就重碼吧，反正影響不太大。
但是這種方式的不利之處也是很明顯的。在不太規範的主資料管理體系下，它更容易導致重碼的產生。由於從編碼上看不出它的歸屬，不容易檢查相似的物料是否已經在系統中存在。沒有統一的編碼規則，各個工廠之間不容易知道系統中正在被其他工廠使用的物料是否也是自己在使用的物料，容易產生重碼，不利於集中採購。
本副總對此的建議是，對於“重要的”物料，有可能的話最好使用外部編碼。比如大宗原材料，產成品等。對於“不太重要的”物料，則可以使用內部編碼以減少編碼管理工作的壓力，比如輔料，雜品等。
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