如果下屬報告說：退貨率高於3%……你能分析出這個問題的起因嗎？這是一個系統性的問題，問題的起因有很多，設計問題，採購質量問題，生產問題，品質檢驗問題，儀器問題，客戶使用問題，都可能導致退貨率高於3%。
管理者應該如何分析問題的起因呢？我們可以借用這三種常見的分析方法分析問題的起因：經驗法，分析法，對比法。
經驗法是根據以往的經驗，對可能的原因做出判斷。優點：速度快。容易找到問題表明的原因。缺點：受制於經驗，不容易找到深層次和多因素的原因。因為簡單，所以大部分人習慣用經驗法判斷的方法。對一些緊急的問題，沒有時間分析原因，或者難以收集資訊的問題，只能夠採用經驗方法，這就是有經驗管理者的價值。
分析法是將可能的成因一一列出，逐一分析。優點：這是一種將經驗變成標準流程的方式，容易掌控，不容易遺漏原因，在大多數情況下十分有效。缺點：略顯僵化，耗時，容易陷入務虛的陷阱，對標準原因以外的原因容易忽略並容易過早下結論。運用分析法來分析產品品質問題時 ，從人-機-料-法-環每一個方面對問題的影響進行逐一詳細分析，在分析業務員業績欠佳時，會逐一分析勤奮度、產品知識、溝通能力、銷售技巧、公司支援等方面的影響。
對比法是將4WH進行逐一分析，發現引起變化的差異，透過對比發現問題的真正原因。優點：直指問題的根源，速度快。客觀公正。缺點：需要較高的分析技巧。有一個小技巧可以用對比法深度分析確認用其他方法猜測的原因。如果管理者認為某位採購員負責的貨期延誤嚴重是因為缺乏責任心，就一定會出現這樣的情況，這位採購員的貨期延誤是最嚴重，而且不分品種，不分供應商。如果管理者認為某員工最近工作效率低下是因為最近身體不適，那麼，在他身體好的時候，效率應該很高，這就是用對比法去確認猜測。
分析問題起因容易犯的錯誤。你是不是經常以經驗為依據解決問題？是否習慣直接做出解決決策？是否習慣看小問題忽略大問題？
錯誤1，根據以往的經驗，直接作出判斷。如上級會猜想問題原因：以前Helen因為跟催不及時，導致一個供應商貨期延誤，這次又出現延誤，一定又是跟催不力。可是實際上是供應商最近接到了另一個大訂單，導致我司的訂單無法按時完成。
錯誤2，沒有查明原因，就直接採取措施。如：生產部最近總是不能夠按時交貨，你們需要加班。實際上不能夠按時交貨的原因是物料供應問題。
錯誤3，多因素問題，僅僅找簡單和影響小的原因，未能全面分析問題。如；Eric業績不好，就是因為他不勤奮。勤奮固然是影響業績關鍵原因之一，但經驗、技巧、產品知識、公司的策略、公司市場部的支援等等，都會影響Eric的業績。因此，對於多因素的問題要綜合分析。
錯誤4，一些問題，還需要找原因的原因。如，Eric負責的物料，6月份貨期延誤問題最為嚴重。可Eric會爭辯說：6月份專案太多，臨時性的任務多，忙不過來，結果忘記下單了……6月專案太多，臨時性的任務多，忙不過來，這個是由於嗎？顯然不是，原因的原因是Eric工作條理性差，計劃性差。在分析問題的起因時要避免陷入這些錯誤。
結合解決問題流程1中案例，我們分析這個問題的起因。我們從這些方面進行分析，首先，個責任人對事項執行不力，對重要不緊急事項重視不夠，處理力度不到位。其次，計劃部的需求計劃在採購員回覆的情況下，沒有一推到底，在遇到困難時沒有像辦法去落實或完成它，而且也重視不夠，導致將此事完全忘記。再次，當事採購員對計劃部所需物料的緊急度關注不夠，分不清重要事項和非重要事項，最為嚴重的是對自己本該完成的職責沒有履行下去，導致完全脫節，最終事情無法彌補。最後，部門內已定的操作流程執行混亂，形成無章無度的忙亂狀態，即頭痛醫頭，腳痛醫腳，最後只感覺到自己很忙，但效率不高。
分析問題的起因需要一層層地剝開，透過表面現象，表面原因，挖到深層原因，乃至根本原因。例如，貨期延緩80%是Hebe的原因，這只是表面現象，而工作量增加，常忘記按時下單，跟催不力，效率低只是表面原因。如果再進一步挖掘，就會發現深層原因有兩個，1是因為公司採購政策、流程、制度、薪酬、文化、管理等原因，導致難以按時採購。2是Hebe的專業知識、經驗、責任心和進取心都沒達到公司的要求。如果只是停留在表面原因，就會認為是採購任務增加了，然後簡單地將她的部分工作交給別人，或者向公司申請增加人員，這樣就會陷入因果鏈迴圈。因果鏈迴圈是指我們可以無休止地分析原因的原因，也可以無休止的預測結果的結果。
那麼，我們何時停止分析和預測，基本原則是，問題的成因要分析到自己可以施加影響的層面。舉個例子，員工辦事效率低是因為能力不夠，能力不夠的原因是培訓不足，培訓不足的原因是沒有培訓制度，沒有培訓制度的原因的人事部沒有規定，人事部沒有規定是公司沒有要求。在這個問題原因分析中，你能夠做到的是在：培訓不足這個環節，能夠做到的只能是，1、教他一些提高效率的方法。2、培訓提高他的能力。
分析問題的起因要遵守這兩點要求：1、無論是憑經驗，還是邏輯，原因都必須能夠解釋結果。2、無論用什麼方法尋找到原因，都必須經過仔細的分析檢驗。當我們對問題有一個清晰的認識之後，下一步，就可以擬定解決方案了。
