工程結算分為：準備階段，編制階段，報審階段，審定階段。
準備階段，是許多人不重視或是沒認識到的階段。在這個階段，要為結算編制準備好充實的基礎資料，以支援結算編制的真實性，科學性。這個階段，從工程招投標開始，至工程竣工結算編制結束，貫穿於工程建設全過程中。這個階段，實際上是一個非常重要的階段。
工程招投標中的結算準備。一個成熟的造價工作者，早工程投標時，不僅是簡單的核算招標清單的準確性，還在複核了招標清單的準確性的基礎上，結合招標檔案確定的關於結算的合同條款，對招標清單中的錯漏之處進行細緻的分析，考慮好如何在結算時加以充分利用，然後再決定如何提出對招標檔案及清單的澄清意見，並在報價中進行相應處理。如某招標清單中，門窗部分，設計為木窗，而投標人知道業主將來要改為鋁合金窗，在報價時把木窗價格相對報得低一點，結算時扣除的大家就都能想到的了。再如某招標清單中（固定清單合同），砼有梁板數量偏多，柱數量偏少，投標報價時，有梁板的價格就報的稍低些，柱的價格報的稍高些。
工程施工過程中的結算準備。主要是對索賠事件的處理。也就是行內俗稱的簽證處理。現在許多建設單位的人，他們不瞭解索賠是什麼，所以，要哄他們開心，就別對他們提索賠的事。簽證工作對結算的重要性，我相信所有和工程有關係的人都知道的，所謂“中標靠壓價，賺錢靠索賠”，就不多說了。在起草簽證檔案時，要注意詞語得當，因果關係明確，要把引起工程費用增加的責任確定在建設單位。筆者見過許多這樣的簽證，為保證工程質量，採取如何如何的措施。如某砼灌注柱結算，施工單位出示了一份簽證：設計柱徑500，標準樁管外徑480（計價表計算規則設計500的灌注柱按標準樁管外徑480計算工程量），為保證施工質量，施工單位在樁管端部焊上一圈直徑為10的一級鋼筋，保證成孔直徑為500，要求計算因此增加的費用。保證質量是施工單位的天職，為此採取的措施也是施工單位應盡的責任和義務，這錢應該是施工單位出的，誰還另外給你們算錢呀？但如果改為：應建設單位（或者監理）指令，樁管端部焊上一圈直徑為10的一級鋼筋，保證成孔直徑為500，那結果可能就不一樣了。另外起草簽證檔案時還要注意不要與合同上的相關條款有衝突。簽證內容主要有：工程變更籤證（包括建設單位含設計、監理單位的書面通知；口頭通知；設計交底材料）、材料價格認定等。如果某些變更影響到合同內容，則需要簽訂補充協議。
簽證檔案經相關人員籤認後，應儘早的計算出相應的造價變更檔案，供結算時使用。另外，引起工程造價改變的事件發生後，應在其時效內做好籤證工作，以免過了時效，不能索賠。
竣工時的結算準備。此時主要是把前面形成的各種資料彙編起來，供結算時使用。
結算編制階段。這個階段主要是依據合同和工程簽證變更資料，計算出結算造價。在形成結果時，要有藝術性。一個好的造價工作者，不會去片面追求準確性。大家都知道，施工單位的結算時要經過稽核後才能作為結算依據的。因此，要放點水，給稽核單位留下核減的空間。沒有核減額，他們的利益就少了。此時他們會拼命的找地方下手，形成他們認為理想的核減額。筆者在施工單位工作時，曾給許多同行舉過一個例子：一個100萬的工程，如果報120萬的結算，也許稽核的人給你審成100萬，這樣你沒吃虧，稽核的人很有面子，大家的利益也都有了保證；也許稽核的人給你審成105萬，這樣施工單位還賺了；如果你就報100萬的結算，稽核的人一定會給你再想法減掉一些，否則他沒面子，他的單位也沒什麼效益，這樣你就賠了；如果你報80萬的結算，稽核的人一定為了面子和單位的利益也要想盡辦法再核減掉一部分，這樣你就賠大了。
如何放水？這是個問題，只可意會，不可言傳，大家自己去想吧。結算報送階段。很簡單，在合同約定的時間內，把結算按合同要求提交給建設單位就可以了。
審定階段，這是一個核心階段。在這個階段中，結算編制人員要和建設單位委託的稽核單位的造價人員面對面進行接觸，商定最後造價。通常有這幾個過程：審查合同和簽證檔案，篩選出無效簽證；對量，按篩選後的簽證計算應該結算的工程量；計價，按雙方認可的工程量，按合同的約定進行計價。最後的結果，就是審定的結算，也就是建設單位和施工單位結算的最後依據。這個過程中，如何處理，不同的人有不同的方法，反正目的就是一個，讓稽核的人接受自己的觀點，保證單位的利益。
如果對形成的結果不滿意，雙方需要多商量，千萬別說什麼“我是造價工程師，你是造價員，你沒資格審我編的結算”之類傷感情的話。對真正不滿意的結果，你可以拒絕在結算報告上簽字。因為簽字後你就沒法再挽回了。
