寇紀東談公文寫作164—1：公文格式各要素——份號如何標註
寇紀東
《公文處理工作條例》規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。”從18個方面規範黨政機關公文格式各要素。如果具體運用，筆者透過認真研讀《公文處理工作條例》，結合工作實踐，查詢有關資料後認為：
一、份號標註存在的主要問題
（一）涉密檔案不標註份號。
一是涉密檔案印發數量無法掌握；二是涉密檔案無法控制。
（二）份號的數字不按規定標註。
一是份號不按規定標註，字偏大或偏小；二是不用標準的阿拉伯數字，用漢字標註。
（
三）份號標註位置不規範。
一是不頂格編排；二是不在規定位置標註。
二、份號標註的作用
份號是同一件公文印製若干份時每份公文的順序編號，
標註份號：
（一）有利於加強公文的管理和利用。
一是涉密檔案，秘密，機密，絕密檔案必須加份號（因為是在一定範圍內的人才能看到，以防丟失或者丟失後便於查找回收）；二是如果發文機關認為有必要，也可對不涉密的公文標註份號。即，普通公文加不加份號由發文機關確定；三是一般普通公文不加份號。
（二）有利於公文的分發、查對、借閱、統計、清退和銷燬。
一是公文的分發、借閱等有一定的依據，查對、統計、清退需要一定的憑證，尤其是涉密等重要檔案，要有翔實的規定，不能憑空說；二是公文要求件件有著落，事事有迴音，對那個公文的辦理要有目標、有記錄，標註文號有利於公文規範運轉，彰顯公文運轉的流程軌跡。
三、如何標註份號
根據《2012年黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》等國家標準規定，如需標註份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第1行。
