公文排版切莫忽視結尾“版記”標誌，否則有“頭”沒“尾”，值得分享、收藏學習。
版記是公文格式三大要素標誌之一。
公文要素標誌包括：版頭、主體、版記三部分。
公文的版記主要有三項組成： 抄送單位，印發單位和印發日期等（注：後面講具體排版時強調了四要素，即多了“分隔線”，是為了方便學習）。
前面有關文章我們已先後學習了版頭、主體（正文）等的格式要求，易錯問題和排版方法，這一節我們則重點學習版記的寫作格式要求， 易錯點和排版方法。
這樣，三篇文章互為補充，就可以完整地學習完公文的三大要素的格式要求，知識點和排版方法。所以，先“關注”本號，才能比較系統地學習好公文知識。
請“關注”公文寫作之道，下面我們一起來學習一下。
一、版記的作用
版記是公文不可缺少的重要組成部分，是公文結束的標誌。如果把公文比作一個人的整體，那麼，版頭就是“頭臉”，正文是身體，主杆，版記就是“腿腳“，公文正如人體一樣，要有頭有身驅有腳才完整。
公文的格式版面結構中的，最明顯的就是有“頭”沒“尾”。
就是說，版記經常被人忽略，主要是兩種情況。一是認為不重要，可有可不要。所以把它省略了。另一種情況是，對公文格式版面結構要求不太懂，漏掉了版記部分。也是很常見的。應該說，所有法定的外發公文都是要有“版記”的。必須要引起足夠的注意。
二、版記的構成要素
版記一般由四要素組成。
抄送機關
、印發機關和印發日期、分隔線等要素組成。有些教科書也把它設為三要素，分隔線未納入。作者把後者納入，是為了方便學習，作為初學者不要漏項。這幾要素各有其用。
抄送機關
：對主送機關互為補充作用，不能怱視。在實際工作中，讓抄送機關有“知情”的作用，此為其一，有些工作，光靠主送機關不一定辦得成，還要抄送機關配合支援才行。所以抄送機關，也不是可有可無的。
印發機關
：主要體現了一種辦文職責，便於公文管理和流轉對接。一般由發文機關對應的辦公廳（室）等部門，具有對外印發檔案職能的部門。一些內設機構，不能落款為印發機關，這一點必須注意。
印發日期：
就是公文的承印發行日期，這個好理解。它與正文中的成文日期，可以同一天，也可以不同一天，但必須是在成文日期之後，這是不言而喻的。
三、版記的排版格式和要求
（一）版記的位置
1、版記一定要放在公文的最後，即公文的最後一頁最下面的位置。
2、最容易錯誤的地方，是版記頁碼奇、偶不分，這裡特別溫馨提醒：在實際操作過程中 一定要注意版記必須處在偶數頁上
，假設公文很短，即使首頁能夠放得下版記內容，由於公文是雙面印刷，也必須將移至第2頁上，即便第2頁除了版記沒有任何內容。
3、公文的篇幅如果在一個摺頁
（即有4面）以上：這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最後一面，而不管前面的空白有多少（一般不會超過 3面），版記頁和空白頁均不標頁碼。
4、如果附件是被轉發的檔案
，轉發檔案還應標誌自己的版記。這又就是“版記中的版記”，不能省略用任何一個版記，務必謹記。
（二）分隔線
版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0。35mm），中間部分的分隔線用細線（推薦高度為0。25mm）。首條分隔線位於版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。
版記中的各個要素與印發機關和印發開期之間加一條分隔線隔開，是為了顯示各要素之間的區別， 二是如此設計顯得美觀。要注意第一個要素之上和最後一個要素之下也有一條分隔線，但這兩條一頭一尾的分隔線要比中間的分隔線略粗一些。
（三）抄送機關
如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全形冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後標句號。抄送單位之間有等級排序，要特別注意，先後順序，單位間用逗號。
如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
（四）印發機關
是指發文單位的經辦部門或業務主管部門。標註印發機關的目的，在於收文單位對檔案內容中未盡事宜的詢問或工作中萬一有什麼問題、什麼情況需要聯絡和反映時，方便與印發機關的承辦部門聯絡，不必什麼事都找主辦部門、機關領導，以提高工作效率。同時，也是公文流轉和給規範化的需要。
（五）印發日期
印發日期和印發機關一樣，一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），後加“印發”二字。
四、手把手輔導用電腦如何排版“版記”
第一步，設定版記。
首先，插入表格。在公文最後一頁的最下面插入表格，將表格設定成1列、2行。溫馨提示：待以下兩項設定完成後，如表格出現跨頁現象，可刪除表格上方的空行，以保證整個表格在公文末頁的最下面。
第二步，鍵入並設定各格式要素。
在表格的第一行鍵入“抄送機關：”及機關名稱，並按照規範設定其格式。在表格的第二行鍵入“印發機關和印發日期”，並按照規範設定其格式。
第三步，如何設定分隔線的“粗”“細”。
先選中整個表格，右擊選擇“邊框和底紋”—“邊框”，設定為“無”。選擇1磅的實線並點選第一條和第三條橫線，選擇3/4磅的實線並點選第二條橫線。
這樣就能保證版記部分的首末兩條分隔線為粗線、中間的分隔線為細線，而表格中的其他線條在打印出來的文字中均不會出現。
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