精心設計、記錄和實施有效的流程可幫助公司在不斷增長的全球經濟環境中保持競爭力和敏捷性。但是，無論流程有多好，隨著時間的流逝，都有可能會降低效率。
有時，公司會對問題採取快速解決方案，以便以後花時間找到更持久的解決方案。這種“及時救火”的心態可能會導致重複錯誤和冗餘，從而帶來額外的風險。
在本文中，我們將討論一些可能導致流程效率低下的因素。仔細探討如何識別以及如何最小化或修復它們。
流程最佳化梳理
是什麼導致流程效率低下，如何解決它們？
有許多不同的事情可以減慢或使流程停止。在這裡，我們將確定一些最常見的原因，並幫助您找到解決方案，以便您恢復最高效率。低效的流程總是存在可改進的潛力。
A。團隊成員
有時，您分配的工作人員是問題的主要來源。也許他們的技能與當前的角色不匹配，或者他們需要更多的培訓。
您需要知道您的員工具備哪些技能，以便在分配任務時做出更好的決定。您可以採取以下措施使員工技能與特定任務保持一致，以保持流程順利執行：
1。構建能力圖：此活動可幫助您視覺化業務能力。能力圖可以包括員工及其技能組合，以便快速瞭解每個人的位置、擁有的技能以及可以將他們放在哪裡以最佳化工作。試試用能力圖模板並將員工分配給正確的任務。
2。記錄一切：擁有描述每個流程的每個步驟和子步驟的詳細文件非常重要。文件對於新員工或過渡到新職位的員工來說是一個很好的參考。需要維護文件並保持最新，以確保遵循正確的流程。
3。提供培訓：如果您發現技能和任務之間存在差距，請確保有培訓讓員工跟上進度。
B。瓶頸
瓶頸是導致流程減慢或停止的任何事物。就像道路上的四車道合併到一個車道一樣時那樣，瓶頸可能令人沮喪、導致嚴重延誤，並消耗企業的資源。
一些瓶頸是短期的或暫時的。例如，如果一個關鍵團隊成員生病或休假，並且沒有人可以代替該人，或者別人不擅長該角色。無論哪種方式，這都可能導致工作顯著放緩並造成工作積壓，直到該員工返回。
其他瓶頸是長期的並且定期發生的。例如，網路訪問受限或緩慢，因為伺服器因使用者請求而過載、裝置過時或網路完整性丟失。瓶頸會帶來收入損失、客戶沮喪、產品和服務質量低劣以及員工壓力過大。瓶頸相對容易識別。如果對新裝置的請求堆積如山，您可能會在審批流程中遇到瓶頸。另一方面，確定存在瓶頸並不總是意味著您知道是什麼原因造成的。這裡有一些方法可以找到瓶頸所在並確定如何解決它們：
1.繪製您的流程：
建立一個流程圖，直觀展示完成流程所需的所有步驟和決策。流程圖可以更容易地從不同的角度分析流程，以便您可以查明問題區域。
2.進行五個為什麼分析：
此技術透過回答五個“為什麼”問題來幫助您找到問題的根本原因。首先陳述一個需要解決的問題，然後解決關於為什麼會發生這個問題的五個問題。每個問題和答案都會進一步深入問題。例如一個問題可能是：沒有熱水。為什麼？——指示燈不亮嗎？不是，那又為什麼？——是引燃點火元件周圍有一灘水嗎？不是，那又為什麼？——是否是進水管漏水了？也不是，那是為什麼？——進氣管密封件周圍的鏽蝕和腐蝕形成了一個孔了嗎？還不是，繼續詢問為什麼？——答案是進氣管密封未正確安裝。在這個過於簡單的例子中，對第五個問題的回答發現根本原因是管道安裝不當，導致洩漏，導致指示燈無法點亮。一個可能的解決方案是更換管道並確保適當的密封。對於流程中出現的問題我們也可以用這種五個為什麼來進行追問、排查、確定。
3.計劃短期瓶頸：
確保您有不止一個人具有機構知識或有資格執行某些任務。這確保了當團隊成員不在辦公室時，流程可以保持正常或接近正常的速度。
4.培養共享文化：
建立跨職能團隊，以便定期會面和共享資訊的各個團隊都有代表。這有助於團隊成員瞭解依賴關係以及一切如何組合在一起。
5.改善溝通：
鼓勵所有團隊成員給予和接受反饋。溝通是提高績效和保持團隊專注於專案目標的關鍵。
6.輪換機會：
讓員工有機會從事新專案、發展新技能以及與新人一起工作。
7.新增視覺效果：
使用工作流、組織結構圖、看板、時間線和其他視覺效果等視覺文件，以便團隊可以快速檢視專案進度以及仍需完成的工作。
8.減少冗餘：
流程重複會導致混亂並增加不必要的步驟，從而引入錯誤、降低產品質量並減慢流程。當公司收購或與其他公司合併或團隊之間沒有足夠的溝通時，可能會引入冗餘。流程設計需要協作，進行協作的人員應該熟悉建立公司產品和服務所需的內容。這可以幫助您識別不必要的步驟、查明延遲並消除浪費。
9.缺乏對標：
在足球場上，每個球員都有特定的任務。當每個團隊成員都瞭解他們的任務如何適合他們時比賽的設計，如果他們每個人都執行他們的任務，他們會作為一個整體工作並將球移近球門。如果團隊不同步，則很難移動球，甚至可能會失去陣地。在商業中也是如此。當員工、經理、高管和主要利益相關者不一致時，就更難實現公司目標。您冒著做出錯誤決定、在競爭中失利、失去客戶忠誠度和賠錢的危險。確保員工與執行願景和公司目標保持一致的最佳方法是透過頻繁的溝通。記錄公司目標、工作流程、流程和當前狀態，以便員工始終了解已完成的工作、正在完成的工作以及完成專案還需要完成的工作。確保每個團隊成員都瞭解他們的工作如何為公司目標做出貢獻。
這裡討論的所有內容都是一個持續的過程。實施的流程需要監控和調整。您需要經常分析流程、通訊線路和孤島執行狀況，以便評估事情的執行情況並確定是否有可以改進的領域。
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