一、主動彙報不要等上司問了你才說
情景：
晨曦工作4年了，平時工作認真謹慎，兢兢業業，業績也不錯。但是他比較內向，不善言辭，同時性格比較好強，覺得把自己的工作做好就是完成任務了，平時不願與上司接觸。就這樣，晨曦雖然在工作中的表現一貫不錯，但是始終得不到上司的賞識。
和晨曦相反，他的同事王明就非常喜歡和上司溝通，經常找上司彙報工作，一天一小彙報，一週一大彙報，每個月還在上司沒有要求的情況下交一份工作心得和總結。
公司接了一個大客戶的單子，上司非常重視，把這項任務派到晨曦所在的部門。晨曦也非常激動，認為終於有機會做一個顯示自己能力的案子了。但是出乎晨曦的意料，在晨會上，上司宣佈這個案子的主要負責人是王明。
晨曦找到上司，問：“為什麼是王明？他的能力明明不如我。”
上司回答：“因為王明彙報工作積極主動，他會隨時讓我瞭解他的動態。雖然他能力不是最強的，但是他的狀態永遠可控。這個案子太重要了，如果交給你，等於全權委託給你，你不會每天都向我彙報、使我掌握你的進度。這樣風險太大，我不放心。”
晨曦無奈地從上司的辦公室出來了。慢慢地，他好像明白了什麼。
情景分析：
有人認為：我每天做好自己的工作就可以了，為什麼還總是要彙報工作？彙報工作只是一種形式而已。
這是不清楚自己的工作內容的表現：彙報工作不是工作的形式，彙報本身就是工作。彙報工作本身就是你職責的一部分。
企業中的成員分3個層次：高層、中層和基層。高層的特性在於“想”和“說”，需要思考大局，並把自己的想法傳達給下屬。中層的特性是“說”和“做”，這個“說”就是把工作彙報給上司，然後帶領下屬去“做”。基層的特性在於“做”與“說”，“做”就是做事，即執行上司的命令，“說”就是“彙報”。
因此，不管你是企業的基層還是中層人員，彙報都是你工作中非常重要的一部分，都是你不能推卸的重要職責。
做事在前，你得先做，然後再彙報。對基層員工來說，雖然做在“說”前，但是說和做同樣重要。
每個合格的員工都是善於彙報的。因為在彙報工作的過程中，你不僅履行了自己的義務，還能夠得到上司的賞識和指導，這一切都有助於你更快地在職場中成長。
很多員工在向上彙報和溝通的時候，常常表現出自卑和膽怯。上司都是很忙的，有時會忽視和下屬的溝通，因此很多下屬就以為溝通的主動權掌握在上司手中，上司不找自己，自己就可以安心地不主動溝通和彙報。還有的人因為性格內向，害怕和上司溝通，信奉“多一事不如少一事”。長此以往，不僅會給上司留下一個沉悶、無能的印象，還會影響自己開展工作。要改變行為，首先要轉換心態。
你的工作不是為上司負責，而是為自己、為企業、為工作本身負責。主動溝通匯報是你工作的職責。當你的心態改變時，主動彙報就不是什麼問題了。
二、每個上司都希望自己的下屬能夠像時鐘那樣主動、精確、準時地彙報
上司希望你能夠如何彙報？
每個上司都希望他的下屬能夠像時鐘一樣，主動、精確、準時地彙報。只有他等你主動彙報等不及了的時候，才會去問你，所以當上司問你時才彙報，那是你的失誤。
彙報工作也是你和自己的上司建立信任的過程，你主動彙報，說明你尊重他。企業的管理者永遠離不開的兩樣東西是他的上司對他的信任和他的下屬對他的信任。
上司如何判斷你是否尊重他？一個非常重要的指標就是你會不會經常性、習慣性地主動向他請示、彙報。你的主動彙報，就是對他的尊重。
如果你不主動彙報，你的上司就會有疑問。那些心胸相對開闊的上司只是會因此擔心你的工作狀況，認為你是因為太忙了導致疏忽，是無心之失。但是大多數上司會這樣猜測：他不彙報是出什麼事情了嗎？是出了無法解決的問題，還是他眼裡根本就沒有我這個上司？
你肯定不希望上司這樣猜測你。因為他如果認定你不可靠，倒黴的肯定是你。無論你的資歷有多深、能力有多強，你都只能在你上司的支援和允許下工作。沒有上司的支援和允許，你是不可能順利地開展工作的。那麼，你應該在什麼時候主動彙報？具體來說，如圖1所示。
圖1 什麼時候需要主動彙報
三、根據上司的偏好調整你彙報的頻率和內容
不同性格的上司有著不同的工作方式和行為模式，這些行為模式也包括了不同的聽彙報的習慣。因此，你要站在公司和上司的角度思考和彙報。
你彙報的內容和方案，應該是站在上司的角度詳細考慮過的。
例如，在彙報問題的解決方案時，大多數員工只從自己的角度出發，考慮“我需要幹什麼”；而成熟的員工則會從上司的角度思考和彙報，從上司和公司的立場考慮如何解決問題。
例如，在遇到問題時，員工的著眼點常常是“解決眼前的問題”，所以彙報的方案通常圍繞“如何解決這個問題”。但是對企業的上司來說，一個問題的解決並不是結束，如何在以後避免類似的問題重複出現才更重要。只有站在公司和上司的角度思考問題，你提出的方案才是有效的解決方案。
一次這樣做，你會受到誇獎；多次這樣做，你會受到賞識；每次都這樣做，你會成為公司和上司最可依賴、信任的人才。
如果你彙報的時候，上司在忙怎麼辦
例如，你有很緊急的事情需要上司處理，但是上司因為忙不願意處理，你該怎麼辦？你有事情向上司彙報：“我想把上週的工作情況給您彙報一下，您現在方便嗎？”
上司說：“過一會兒吧，我現在有件急事要處理。”
你的應對就應該是“那我等您處理完再來”或者“那我一個小時後再過來”。
如果上司說：“好的，不過我只有5分鐘時間。”
那你的應對就應該是“其實，我只會耽誤您4分鐘時間。昨天的方案我做好了，大概是這麼個情況……”
如果上司很有興趣，你再繼續說。如果上司什麼也沒說，表情猶豫，或者勉強迴應，那你的應對方法應該是先把方案打印出來交給上司，然後說：“等您看完後我再向您彙報細節。”
主動彙報有助於你獲取最新的情報
在實際工作中，我們經常會碰到一項計劃在執行過程中出現問題、不得不進行調整的情況。碰到這種情況時，通常上司會把調整方案告訴員工。但上司也會有出錯的時候，如果你能夠主動向上司彙報工作情況，你很快就會得到變動的訊息；反之，如果這段時間你的工作都是無用功，公司也會遭到更大的損失。
主動彙報工作也是獲取上司支援和幫助的方法。
當你主動向上司彙報工作時，上司會對你的工作進行指導，告訴你哪些地方出現了問題、哪些地方可以改進，以提高你的工作效率。我們在工作當中都會有出現失誤的時候，這時你會發現很多問題是因為之前沒有和上司溝通才出現的，如果經常和上司溝通，就能避免這些問題。
在工作當中，員工對上司的意圖理解錯誤也會導致工作出現錯誤，造成付出了許多卻沒有收穫的情況。
如果因為你的失誤讓公司遭受了重大的損失，公司肯定要追責，這時矛頭就會指向你，因為你做事之前沒有和上司溝通，上司並不清楚你的具體工作情況，你需要承擔大部分的責任。如果你及時和上司進行了溝通，最後出現了問題，上司就應該承擔大部分責任，因為上司瞭解你的工作，要承擔領導責任。
準備充分準備充分的材料和備選方案
情景：
隨著新進企業的員工越來越多，某部門要購進一批微波爐，以解決中午員工熱飯不方便的問題。這件事交由小趙負責。因為小趙的上司是個非常嚴謹的人，所以小趙更加嚴格要求自己，做事儘量做到全面、周到。
在上司提了大致的意見後，小趙就開始自己“做功課”，他在計算了需要熱飯的人數和熱飯時間，並參考了其他部門的情況後，擬定了一個購置微波爐的方案。
小趙認為自己考慮得很周全了，結果遞交方案後，上司說：“總體思路是對的，但是有個問題：這些微波爐的功率是不是有點大了？你考慮過咱們部門的電壓荷載了嗎？按照你的方案運作，咱們部門會不會因為電壓超負荷而跳閘？你有沒有備選方案？”
小趙被問得啞口無言。
情景分析：
作為下屬，小趙的表現稱得上合格，但是還遠未達到出色。雖然他已經盡力了，但是從上司所問的問題中，可以看出他的思考還是不夠周全。
你可能會問我：如何才能思考周全？
我只能遺憾地回答：在一開始，你可能很難思考得像上司那樣周全。把事情考慮周全，一方面由你的主觀意願決定（你必須非常想把事情做好），另一方面由經驗決定。隨著你做的事情越來越多，工作經驗積累得越多，你會漸漸成長為一個做事周密、滴水不漏的人。
只要你有這種意願，又願意朝著這個方向努力，一開始的疏漏和失誤並不算什麼。你的上司也不會因為你一開始的不周全而責怪你，因為每個人的成長都需要時間。
想把事情考慮周全，我能給出的秘訣只有一個：用心去做每件事情。
要圍繞事件中心（如買微波爐），先準備好充分的材料，查閱資料和指標，以及以往類似的例子。查閱資料的工作能夠使你的思路清晰起來，使你對工作方向有一個大概的瞭解。然後透過周密的思考完善你的準備工作。在此，我建議採取思維導圖的方式，列出每個相關的問題和指標。例如，做完每個方案後都問自己：是不是足夠完善？還有其他可以補充的地方嗎？如果產生問題，那麼問題可能是什麼？
最壞的情況是“一問三不知”
在向上司彙報之前，要先全面考慮：上司會問我哪些問題？要提前考慮上司擔心的問題，並且準備好你的答案，答案應該是真實的案例和資料。
多和上司溝通，瞭解上司的意圖和工作方法，也能夠使上司明白你的意圖，讓你的工作方向不出現偏差。
四、效率第一用最短的時間說出重點內容
情境：
有一次，我幫助一家公司爭取一個大客戶。為了這個訂單，這家公司已經籌備了半年多，但是他們還是沒有信心做好最後的彙報，於是請我作為顧問協助彙報。我負責的是最後一個環節—效益環節。
整個彙報大約用兩個小時，前一個半小時是介紹企業的背景、資金狀況、技術等，後半個小時留給我。但是，在彙報的前一天的晚上，公司總裁突然打電話給我說：“老師，完了，對方臨時更改了時間，彙報時間要壓縮到40分鐘，您彙報的時間就只能壓縮到10分鐘，您看可以嗎？”
我聽得出來他非常緊張，我略想了一下，肯定地說：“來得及。”
到了彙報的時候，我準備了一下就開始展示。我用精簡的語言說出明確的效益，我可以感受到客戶的狀態明顯不一樣了，他的身體從坐直到前傾，只用了很短的時間—所有人都知道前傾是一個明確的表示有興趣的符號。最後這次彙報當然成功了，合同也順利簽了下來。
情境解析：
要學會用最短的時間歸納你能帶給他人的效益。當你能用最短的時間說出你能帶給客戶的效益時，你的彙報就成功了。
但是，臺上一分鐘，臺下十年功。你可知道，為了那10分鐘的彙報，我查閱了幾十本書，翻閱了幾百個彙報案例，查閱了大量關於這家公司的投資記錄，整整準備了3個月。
所有看起來簡單的成功彙報，都是背後精心設計的結果。
另外，要給你的彙報設定一個時間上的目標：如果是面對面彙報，你的彙報最好不要超過5分鐘，要用簡短的語言在短時內說完簡單的工作事項；如果在網上溝通和彙報，最好第一句話就直切重點，如果你一開始就說廢話，那麼過程會變得鬆散。
假如你在一家全球性的大型企業工作，你會發現你每天的工作內容就是溝通，從跨部門的溝通到跨分公司的溝通。你也會發現很多人的溝通方式太複雜，如前奏太多、後續太長、中間節奏太慢。但是到了更高的層級，人員之間的溝通反而很簡單。
效率決定人和人之間的區別，越是位於高層的人越重視效率。
效率是一筆你可能沒有意識到的巨大財富。從現在開始，請注重挖掘它。
越短的彙報就越難講，因為每句都要切入重點。這就要求你在彙報之前考慮清楚：我應該從哪裡開始？事情的背景是什麼？我說的重點在哪裡？方法是什麼？核心價值是什麼？結構如何部署？這些思考決定了你的彙報效果。你想得越清楚，你就會說得越清楚。在日常工作中，為追求效率，你需要有意識地簡化工作彙報流程。
簡化工作彙報流程，可以減少管理時間，減少內耗。簡化工作彙報，能使公司內部的工作效率大幅提升，部門與部門之間溝通所耗費的時間也將大大減少。如果部門內部彙報、討論一件情要花費一天的時間，那麼部門與部門之間的溝通，花費的時間就只多不少，這樣就會浪費資源和降低效率。
五、結論先行先說出結論，再闡述內容
情境：
某公司於某年年初制定了年度銷售額增長20%、在新市場Y市的市場佔有率達到10%的目標。該公司對市場開發一向很重視，市場開發人員的待遇優厚，許多銷售員在爭取這個機會。經過層層選拔，銷售員小馮被銷售總監派到Y市開發新的市場。離開之前，銷售總監對小馮多加鼓勵和期許，小馮也向總監表達了自己開發Y市市場的信心和決心。
但是小馮到了Y市才發現，這裡的市場競爭非常激烈，大客戶已經被市場上的幾大本地公司瓜分了，相對來說，小客戶受到的重視較少。因此小馮確定了方案：要開啟這裡的市場，只能先從小客戶開始，站穩了腳跟後再慢慢向大客戶滲透。
小馮埋頭苦幹了幾個月，也取得了一些小小的成績。有一次，銷售總監來Y市出差，順便視察小馮的工作。
小馮喋喋不休地向總監彙報自己這幾個月的努力、如何爭取本地的客戶、開啟新市場有多艱難，他想先抑後揚，先訴說辛苦，再告訴總監自己取得的成績，以為這樣總監會對自己刮目相看。沒想到，他說著說著，總監突然打斷他說：“你還記得咱們公司今年在Y市的銷售目標嗎？”
小馮愣了下，說：“目標是市場佔有率達到10%。總監，雖然我還沒有達到這個數字……”
總監再次打斷他說：“那你為什麼不把精力放在開發大客戶上？圍著小客戶打轉你能做出什麼成績？”
說完，總監就離開了。小馮想向總監彙報更多的情況，但是總監已經不給他時間了。
總監回到公司的第三天，就一紙調令把小馮調回了總公司，小馮幾個月的努力付諸東流。
情境分析：
案例中發生的這種情況，和小馮平時不注意向上司彙報自己的工作動態有一定關係。但是更重要的是，如果小馮能夠一開始就告訴總監自己已經取得了一些成績，並且彙報自己先開發小客戶的意圖和原因，他就不會被調走了。
彙報工作時要養成先說結論、再闡述過程的習慣，因為上司最關心的就是結果。努力未必能產生價值，只有結果才有價值。
電影《時尚女魔頭》裡，時尚雜誌總編聽安迪彙報工作時無情地打斷她：“我對你無能的細節不感興趣。”誠哉斯言！
越重要的事，越要先說結果。
我們對比一下兩種彙報方式，如表1所示。
表1 兩種彙報方式的比較
