隨著校園建設規模不斷擴大和網際網路技術的快速發展，近些年，高校在智慧校園、科研儀器裝置和基建工程等方面的投入迅速加大，而採購是其中的基礎性工作之一。高校採購有其特殊性，除需遵循市場經濟發展規律、公開公平公正的原則外，還需要根據每所學校的實際情況，構建高效、統一的採購管理平臺，以減少無端的資源浪費、提升工作效率。
一般而言，高校採購通常由採購中心負責，其按照相關採購規定和要求組織實施學校的採購工作，接受學校集中採購管理委員會的領導和監督檢查，定期彙報學校集中採購執行情況，統計上報集中採購相關資訊。
高校採購工作常見問題
資訊無法共享：由於組織之間資訊私有化、未經整合，相關採購資訊沒有實現有效共享
採供協作關係不穩定：缺乏供應商過往合作概況沉澱，供應商評價體系不夠完善。
沒有與招投計劃緊密結合：不能有效與招投記錄形成資料共享模式，造成採購記錄缺失。
無法跟蹤採購情況：沒有對請購單處理、採購計劃處理、採購記錄單處理、收貨驗收處理等環節進行有效跟蹤。
缺乏合規制約策略：採購事務的授權、簽發、批准、執行和記錄沒有進行合規約束造成風險。
基於致遠互聯協同運營平臺COP構建的高校採購管理平臺，充分結合高校實際採購需求及管理流程，形成採購準備、採購審批、招投立項、招標邀請、開標定標、合同程式、驗收的線上全週期管理，實現統一收集採購需求，統一制定採購計劃，統一簽定採購合同（或協議），統一採購執行監控，規範高校採購制度，提高辦公效率、節約資金成本。
採購環節
採購準備
透過需求申報，採購管理平臺匯聚所有部門的採購請求，以實現統一規劃和分批次彙總採購。系統支援自動分類彙總數量、總價，並根據採購方式分支判斷流程稽核路徑。
訂單入庫
系統對採購訂單進行記錄與稽核，確認採購訂單（可與合同管理系統進行資料整合）中的合同金額、付款方式、稅率、交貨日期等約束條款。在入庫與質檢環節，透過反饋貨品、服務的質量情況，可分批次檢驗到貨數量、合格率並最終統一彙總。
供應商管理環節
供應商檔案
針對供應商准入，系統對於不同型別的供應商，可提供不同的評價方案，結合現場考察記錄完成供應商各項指標的評分；系統也可對準入供應商評定合作等級，為後期採購優選供應商做準備。
在採購管理平臺中，會詳盡記錄供應商的企業基礎資訊，包括運營狀態、財務資訊等等，方便業務經辦人報銷、付款；同時，在平臺中可檢視與該供應商合同簽約記錄、信用評定記錄，方便業務經辦人掌握相對方資訊。
供應商最佳化
系統針對供應商構建科學合理的評價體系，對於合作過的供應商，透過評價方案對每次合作評分，供後續採購決策參考；對於供應商出現合作問題時，及時上報並收錄，為後期整改提供最佳化方向。
招投標管理環節
招標立項管理
針對招標立項環節，採購管理平臺為標的提供不同標段或分包，以適應高校招標要求；透過招標立項審批完成招標方式、招標主體、招標要求、標書售價、保證金、資審費等相關資訊的審批。透過形成招標資訊臺賬，系統支援多個專案同時進行招投標，並透過臺賬統一管理，分工授權共同維護進度，實時更新狀態。
招標準備
針對邀請投標通知，採購管理平臺可整合相關係統，進行簡訊通知等，同時在招標準備環節，對招標檔案中商務要求、技術要求、招標公告、資格預審等內容進行線上審批。
開評標管理
投標中標登記，投標報名登記與中標資料形成關聯資料，防止暗箱操作，提升合規管理能力。
評標記錄，統一記錄線上線下投標評標資訊臺賬，關聯到相關專案、合同應用，為後期多部門資訊共享提供標準。
保證金管理
針對保證金管理環節，系統可透過臺賬分工授權，實現相關資訊共享，對保證金退還的情況進行實時更新。
高校採購管理方案價值
透過崗位、職權規範採購流程，強化內控、合法合規。
規範供應商管控制度，提高採購效率、縮短採購週期。
採購流程一目瞭然，實現過程資訊全跟蹤、可追溯。
滿足高校不斷變化的採購流程，持續滿足管理需求。
